¿Cómo controlar los gastos en una empresa?

Enfrentadas a tiempos económicos inestables, las pequeñas empresas pueden verse especialmente afectadas por las crisis financieras. Más frágiles que las grandes sociedades, están más sujetas a las fluctuaciones de la actividad que pueden pesar sobre su tesorería.

Las PYMEs deben ser creativas y persistentes para seguir siendo solventes en cualquier circunstancia. Para ello, deben estar más atentas que nunca a su presupuesto anual y al control de los gastos.

Existen algunos métodos sencillos para mejorar la gestión financiera de una empresa. Por eso, a continuación, te explicamos los cinco pasos a seguir para hacer frente a las dificultades económicas, ya sean temporales o permanentes.

Reducir los gastos de la empresa

Los pagos de suministros representan una parte importante de los gastos de una empresa: alquiler y mantenimiento de locales, facturas de electricidad, mobiliario profesional y equipos electrónicos.

Para ahorrar dinero, es posible ofrecer un contrato de teletrabajo a los empleados que desean trabajar desde sus hogares. Si varios empleados trabajan desde casa, puedes reducir el tamaño de la oficina o aprovecharla mejor.

Otros gastos en los que puedes ahorrar son los costes referidos a comidas y viajes de empresas. En algunos casos, incluso puedes recuperar parte de los gastos, como por ejemplo el IVA en hoteles donde tus empleados se han alojado durante un viaje de negocios.

Digitalización, una solución ecológica y económica

El uso sistemático de documentos en papel puede ser costoso para las empresas. Genera importantes costes de impresión, por no hablar de la necesidad de obtener soluciones para el archivo y almacenamiento de documentos.

Además, el manejo de documentos en papel reduce la productividad de los empleados, ya que pierden tiempo buscando facturas y contratos cuando más los necesitan.

Al optar por soluciones de digitalización, mediante la gestión electrónica de los datos de la empresa, es posible reducir los costes. Además, este enfoque ecológico hará que tu empresa forme parte de una política de desarrollo sostenible.

Controla mejor los gastos gracias a un programa informático de contabilidad

Conscientes de los nuevos retos a los que se enfrentan las pequeñas empresas, los editores de software de gestión contable ofrecen soluciones de gestión financiera adaptadas a todo tipo de empresas. Entre las distintas soluciones, Expensya destaca por su interfaz, su seguimiento en tiempo real desde cualquier parte del mundo y su asistencia personalizada con expertos contables.

De esta forma, al integrar la solución Expensya en el sistema informático de tu empresa, puedes estar seguro de que el departamento de contabilidad está en buenas manos y puedes controlarlo rápidamente gracias a un acceso electrónico único y personal.

Reducción de los gastos bancarios

Es importante señalar que las comisiones bancarias de las empresas suelen ser más elevadas que las de los particulares. Antes de elegir un banco o una entidad financiera, es fundamental comparar las ofertas para negociar mejor las tarifas.

Un asesor financiero debe ser capaz de proponer un plan de tesorería adaptado a tu empresa, especialmente si cumple con todas las normas pertinentes.

Las soluciones de ahorro son una buena forma de invertir tu capital durante los períodos de alta actividad, cuando tu empresa genera un excedente de facturación.

Financiar los proyectos de desarrollo de forma diferente

La creación de una nueva gama de productos, la adquisición de una flota de vehículos, la compra de una empresa… Todos estos proyectos que forman parte de la vida cotidiana de una empresa requieren financiación.

En lugar de recurrir exclusivamente a la tesorería de tu empresa, puedes intentar completar el gasto total encontrando inversores. Estos socios externos suelen invertir su dinero para el desarrollo de un proyecto a cambio de una parte de los beneficios. De esta forma, todas las partes salen ganando y, en tu caso, habrás hecho crecer tu empresa con un gasto bastante menor al previsto inicialmente.